Fungsi Inventory Card Dalam Jasa Ekspedisi
Dalam jasa ekspedisi, kartu inventaris (inventory card) memiliki beberapa fungsi yang sangat penting membantu dalam pengelolaan barang kiriman. Meskipun seringkali identik dengan pengelolaan stok di gudang manufaktur atau bisnis ritel, konsep dasarnya sangat relevan untuk melacak dan mengelola barang yang sedang dalam proses pengiriman.
Berikut Fungsi Kartu Intenvetaris :
1. Pelacakan dan Visibilitas Barang
Kartu inventaris berfungsi sebagai catatan detail untuk setiap barang atau kelompok barang yang diterima untuk dikirim. Ini mencakup informasi seperti:
- Nomor Resi/AWB (Airway Bill): Nomor atau kode untuk setiap pengiriman.
- Nama Pengirim dan Penerima: Informasi kontak untuk konfirmasi pick up dan delivery
- Deskripsi Barang: Jenis, jumlah, berat, dan dimensi barang.
- Tanggal Penerimaan: Kapan barang diterima di gudang atau dijemput di alamat pengirim.
- Lokasi Saat Ini: Gudang, transit point, atau dalam perjalanan.
- Status Pengiriman: Misalnya, “Dalam Proses,” “Transit,” “Terkirim,” “Tertunda,” dll.
Dengan adanya catatan ini, perusahaan ekspedisi dapat memantau lokasi dan status setiap barang secara real-time atau setidaknya pada setiap titik penting dalam perjalanan.
2. Akurasi Data dan Pencegahan Kehilangan
Setiap entri dalam kartu inventaris membantu menjaga akurasi data. Hal ini sangat penting untuk mencegah:
- Kehilangan Barang: Dengan catatan yang jelas tentang setiap item, lebih mudah untuk mengidentifikasi jika ada barang yang hilang.
- Kekeliruan Pengiriman: Memastikan barang yang tepat dikirim ke penerima yang benar.
- Kerusakan Barang: Meskipun kartu inventaris tidak secara langsung mencegah kerusakan, ia dapat mencatat kondisi barang saat diterima dan dikirim, yang penting untuk klaim asuransi jika terjadi kerusakan.
3. Bukti Administratif dan Audit
Kartu inventaris berperan sebagai dokumen administratif yang penting. Informasi yang tercatat dapat digunakan sebagai:
- Bukti Penerimaan dan Pengiriman: Memvalidasi bahwa barang telah diterima dari pengirim dan diserahkan kepada penerima.
- Dasar untuk Penagihan: Memastikan bahwa biaya pengiriman dihitung berdasarkan data yang akurat (berat, dimensi, jenis layanan).
- Audit Internal dan Eksternal: Memungkinkan perusahaan atau pihak berwenang untuk meninjau riwayat pergerakan barang untuk tujuan kepatuhan atau investigasi.
4. Optimalisasi Operasional
Data dari kartu inventaris dapat digunakan untuk menganalisis dan mengoptimalkan proses operasional, seperti:
- Perencanaan Rute: Memahami volume dan jenis barang membantu dalam perencanaan rute pengiriman yang lebih efisien.
- Manajemen Kapasitas: Mengidentifikasi pola volume barang untuk mengelola kapasitas kendaraan atau gudang dengan lebih baik.
- Identifikasi Kemacetan: Melacak waktu tunggu di setiap titik dapat membantu mengidentifikasi area di mana proses perlu ditingkatkan.
5. Pelayanan Pelanggan yang Lebih Baik
Dengan informasi yang akurat dan mudah diakses dari kartu inventaris, perusahaan ekspedisi dapat memberikan layanan pelanggan yang superior. Ketika pelanggan bertanya tentang status kiriman mereka, agen dapat dengan cepat merujuk pada catatan untuk memberikan informasi terkini. Ini meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan.
Meskipun dalam praktik modern banyak perusahaan ekspedisi menggunakan sistem manajemen gudang (WMS) atau perangkat lunak pelacakan pengiriman yang terkomputerisasi sebagai pengganti kartu fisik, prinsip dan fungsi dasar dari “kartu inventaris” ini tetap menjadi inti dari setiap sistem tersebut. Mereka memastikan bahwa setiap barang yang dipercayakan kepada jasa ekspedisi dapat dilacak, dikelola, dan dikirimkan dengan efisien dan aman.
Selain itu, kartu inventory meningkatkan transparansi antara pihak ekspedisi dan klien. Klien bisa mendapatkan update real-time tentang status pengiriman mereka tanpa harus meminta informasi tambahan. Dengan demikian, implementasi sistem ini tidak hanya mempercepat proses kerja tetapi juga meningkatkan kepercayaan customer terhadap layanan jasa ekspedisi.
