3 Dokumen Barang Yang Wajib Diperhatikan
Memiliki dokumen yang lengkap dan tepat adalah fondasi dari setiap transaksi bisnis yang sukses. Dokumen bukan hanya sekadar lembaran kertas, tetapi merupakan bukti sah kepemilikan, pengiriman, dan penerimaan barang.
Ketika Anda berurusan dengan jasa ekspedisi atau ekspedisi cargo, kelengkapan dokumen barang dapat mempercepat proses pengiriman. Setiap detail dalam dokumen bisa menjadi penentu kelancaran perjalanan barang hingga ke tujuan akhir.
Tentu, ada tiga dokumen barang utama yang wajib diperhatikan dalam transaksi atau pergerakan barang, terutama dalam konteks logistik dan perdagangan:
1. Faktur (Invoice)
Faktur adalah dokumen komersial yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan pembayaran dan catatan penjualan. Informasi penting yang wajib ada di faktur antara lain:
- Identitas Penjual dan Pembeli: Nama, alamat, dan informasi kontak kedua belah pihak.
- Nomor dan Tanggal Faktur: Nomor unik untuk identifikasi dan tanggal transaksi.
- Deskripsi Barang/Jasa: Rincian lengkap mengenai barang yang dijual (nama, jumlah, harga satuan).
- Harga Total: Jumlah keseluruhan yang harus dibayar.
- Syarat Pembayaran: Metode dan batas waktu pembayaran.
- Informasi Pajak: Jika berlaku, rincian PPN atau pajak lainnya.
Mengapa Penting: Faktur adalah bukti sah transaksi jual beli, dasar untuk pencatatan akuntansi, dan seringkali diperlukan untuk proses bea cukai dan klaim garansi.
2. Surat Jalan (Delivery Order/DO atau Packing List)
Surat jalan ekspedisi cargo adalah dokumen yang menyertai pengiriman barang. Fungsinya adalah sebagai bukti serah terima barang dari pengirim ke penerima, serta untuk memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan pesanan. Ada dua jenis utama yang sering digabungkan atau digunakan secara bergantian:
- Surat Jalan (Delivery Order/DO): Biasanya dikeluarkan oleh pengirim dan ditandatangani oleh penerima sebagai bukti bahwa barang telah diterima.
- Packing List (Daftar Pengepakan): Memberikan rincian item-item yang ada dalam setiap kemasan atau paket, termasuk jumlah, berat, dan dimensi.
Informasi Penting di Surat Jalan/Packing List:
- Nomor Surat Jalan: Nomor unik untuk identifikasi pengiriman.
- Tanggal Pengiriman: Kapan barang dikirim.
- Identitas Pengirim dan Penerima: Nama dan alamat.
- Deskripsi Barang: Rincian barang yang dikirim (nama, jumlah, kadang berat).
- Tanda Tangan Penerima: Sebagai bukti penerimaan barang.
Mengapa Penting: Surat jalan memastikan barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan, menghindari perselisihan, dan menjadi dasar untuk pemeriksaan kualitas dan kuantitas saat barang tiba. Packing list sangat berguna untuk proses bongkar muat dan verifikasi isi kiriman.
3. Surat Angkut Barang/Konosemen (Bill of Lading/Air Waybill)
Dokumen ini adalah kontrak antara pengirim dan pengangkut barang, serta tanda terima barang dari pengangkut. Dokumen ini berfungsi sebagai judul kepemilikan barang (terutama Bill of Lading) dan bukti kontrak pengangkutan.
- Bill of Lading (B/L): Digunakan untuk pengiriman laut. Ini adalah dokumen kepemilikan, kontrak pengangkutan, dan tanda terima barang. Seringkali penting untuk proses kepabeanan dan klaim asuransi.
- Air Waybill (AWB): Digunakan untuk pengiriman udara. Ini adalah tanda terima barang dan kontrak pengangkutan, tetapi bukan dokumen kepemilikan.
Informasi Penting di Surat Angkut Barang:
- Nama dan Alamat Pengirim, Penerima, dan Pengangkut.
- Titik Asal dan Tujuan Pengiriman.
- Deskripsi Barang: Jumlah, berat, dimensi, dan jenis barang.
- Nomor Kontainer/Pesawat (jika relevan).
- Syarat dan Ketentuan Pengangkutan.
Mengapa Penting: Dokumen ini merupakan bukti bahwa barang telah diserahkan kepada pengangkut, mengatur hak dan kewajiban kedua belah pihak selama proses pengiriman, dan sangat krusial untuk pelacakan barang, klaim asuransi, dan proses bea cukai, terutama untuk ekspor-impor.
Memahami dan mengelola ketiga dokumen ini dengan baik adalah kunci untuk kelancaran operasional logistik, menghindari masalah hukum, dan memastikan transaksi berjalan efektif.
